Documents de dossiers d'usagers de SESSAD

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Types de traitementsDossier multifacettes

Présence de documents

Utilisation de cases à cocher pour marquer la présence de documents précis notamment nécessaires à l'admission (livret de famille, compte-rendu ESS etc.).

Planification du document

Vous déclarez un document à faire ou à obtenir en fixant une date butoir (par ex. un rapport ou un courrier). Cette date sera reprise dans les agendas appropriés.

Enregistrement du document

Scanné ou réalisé directement au format électronique, vous pouvez déposer tout type de fichier en pièce jointe (projets, notifications etc.).

Générateur d'états

Vous générez automatiquement un formulaire PDF éditable au contenu prédéfini (par ex. attestation). Le fichier se remplit automatiquement avec les données de l'usager concerné.

Comptes-rendus et piéces jointesSuivi spécialisé à domicile

Avec Variation, vous déclarez voire archivez tous les documents relatifs à vos usagers (bilan, projet individuel, rapport d’incident etc.). Selon les droits d’accès, ces informations seront consultables sur diverses listes par vos collègues.

	Principe de fonctionnement Les documents sont classés selon une nomenclature précise et spécialement adaptée à votre service: par thématique (par ex. « Orientation ») puis par type (par ex. « Notification d'orientation »). Vous pouvez déclarer un document à faire (par ex. échéance de rapport) puis compléter l’information une fois le document établi. Si nécessaire, vous pouvez archiver le fichier électronique sur le serveur ou vous limiter à la déclaration de son existence (par ex. pour une autorisation).
	Exemple Un usager est pris en charge par une équipe multidisciplinaire. Le chef de service signale un bilan à remettre en le planifiant dans l’agenda de l’usager. L’éducateur référent, voit le document à préparer apparaitre dans l’agenda de l’usager. Une fois le rapport fini et validé, la secrétaire ouvre à nouveau le document, change son statut en « existant » et archive le fichier PDF réalisé dans le dossier de l’usager. Ce nouveau fichier sera consultable par tous les utilisateurs autorisés.

Contenu du dossier

Recommendations

L'accès informatique aux documents présente un risque d'impression abusive des documents, notamment par les intervenants. Il est recommandé de favoriser l'utilisation de PDF non imprimable.