Votre projet d'implémentation

Une méthode éprouvée dans le secteur du handicap.

Variation est un progiciel spécialement adapté aux services spécialisés à domicile (SESSAD et autres) suivant de 20 à 100 usagers. L'installation du progiciel et sa configuration par rapport à  vos besoins sont très rapides.  Sur la base de votre rapport d'activités, de votre livret d'accueil et des fichiers et applications existantes nous configurons le progiciel afin qu'il corresponde aux spécificités de votre établissement. Pour vous faire gagner du temps dans l'initialisation des données, nous vous proposons de récupérer vos données sous Excel, Access, Word ou autres formats. Le déploiement coté utilisateur au travers de votre réseau local ne nécessite aucune installation sur les postes. La formation est minimale.

Intégrer Variation au sein d'un service médico-social est un véritable projet et doit donc être géré comme tel. C'est pourquoi il y a des étapes clés à considérer pour que le projet se passe dans les meilleures conditions.

Avec Variation, vous disposerez, selon vos moyens financiers et humains, d'un outil évolutif et techniquement très élaboré. Installation basique ou plus perfectionnée, autonome ou accompagnée par des prestataires externes, individualisée ou mutualisée, votre projet vous appartient !

La réussite d'un projet Variation est conditionnée par la mise en oeuvre simultanée de quatre compétences :

  • Compétences du métier, des processus et de l'organisation de la structure visée
  • Compétences sur les possibilités et le paramétrage de Variation
  • Compétences informatiques (hébergement, environnement technique, administration de réseaux)
  • Compétences de pilotage de projets


Si vous disposez de ces compétences, tout le matériel technique de base vous attend sur www.variation.fr.

Si vous ne disposez pas de ces compétences, vous devrez considérer la participation d'intervenants externes. Pour solliciter notre intervention ou demander un devis, veuillez cliquer le le lien ci-dessous.

Projet Variation avec le Pack Confort

La démarche proposée ci-après suppose une mise en oeuvre de notre offre "Pack Confort" dans le cadre d'un seul et unique établissement. Fournie à titre exemplaire, elle pourra être adaptée selon le contexte précis de l'établissement. Nous ne garantissons ni l'exhaustivité ni la pertinence dans votre cas précis.

Préparation

Initialisation du projet


  • Constitution d'un comité de pilotage multidisciplinaire (directeur, chefs de service etc.); Les membres de ce comité pourront également demander la participation d'intervenants extérieurs, et éventuellement d'experts (CNIL, sécurité etc.).
  • Analyse des pré-requis au projet
  • Désignation d'un chef de projet Variation responsable de la coordination et de la mise en ?uvre du projet
  • Identification des services pilotes et des scénarios clés de traitements d'information (admission d'usager, projet individuel etc.)
  • Création du groupe d'utilisateurs test correspondant aux scénarios de traitement.
Environnement de travail


  • Installation du logiciel sur un serveur dédié au projet conformément aux instructions d'installation. On pourra si nécessaire recourir à un serveur externe sous réserve de ne pas y migrer de données usagers confidentielles par la suite;
  • Sélection possible d'un arrangement existant comme base de départ sur Variastore.
  • Création des premiers comptes utilisateurs;
  • Mise en place d'outils collaboratifs et de gestion de projet (mailinglist, partage de fichier etc.).
Définition du systéme d'information


  • Analyse de démonstrations et d'arrangements existants et définition des aménagements nécessaires.
  • Synthèse des outils existants (formulaires, listes etc.);
  • Identification des portails à utiliser;
  • Identification des données à traiter et des volets de dossier à utiliser;
  • Classification des événements, documents et notes.

Implémentation

Paramétrage de Variation


  • Déclaration des portails;
  • Paramétrage itératif de la solution en utilisant le portail d'administration (gestions d'utilisateurs, types d'événement etc.);
  • Livraison et test de versions intermédiaires;
  • Réunions hebdomadaires;
  • Signalements d'anomalies et d'améliorations nécessaires;
Démarche CNIL


  • Vérification de la légalité des traitements et correctifs si nécessaire ;
  • Définition des procédures d'archivages de dossiers et de suppression de notes de liaison ;
  • Déclaration ou demande d'autorisation auprès de la CNIL (à la charge de l'établissement);
  • Introduction de mentions légales dans les contrats avec les usagers ;
Intégration réseau


  • Achat (si nécessaire) et préparation du serveur de production
  • Intégration du serveur au réseau informatique ;
  • Sécurisation des accès au serveur ;
  • Basculement de la solution depuis serveur de projet ;
  • Préparation et migration des données existantes ;

Evaluation

Démarrage des services pilotes


  • Rédaction de la documentation utilisateur ;
  • Définition des rôles de saisie et maintenance de données;
  • Formation du référent informatique au paramétrage (gestion des utilisateurs, gestion de groupes, gestion des types d'évènements et de documents) ;
  • Formation des utilisateurs test (navigation d'ensemble, saisies de données, de documents, de notes et d'évènements)
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur au groupe d'utilisateurs de test ;
Vérification de l'aptitude


  • Essais des fonctionnalités en situation réelle par les utilisateurs test;
  • Validation de conformité des fonctionnalités ;
  • Ajustement de la solution ;
Vérification de service régulier


  • Evaluation dans les conditions normales d'utilisation ;
  • Exploitation sur les services pilotes ;
  • Synthèse des retours par référent informatique ;
  • Derniers ajustements de la solution.
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur à l'ensemble des utilisateurs (ou déploiement par tranche d'utilisateurs)